Artikel website

Nederlandse organisaties met artikelen voor bedrijven

1 Time management klassieker om uitstelgedrag te voorkomen: Eat that frog.

Je hebt er geen tijd voor, het is niet het juiste moment, of je hebt er stiekem gewoon geen zin in: er zijn tal van redenen waarom je een taak op je ‘to do’-lijst uitstelt. Begrijpelijk, maar wel zonde. Zo kom je immers nooit toe aan belangrijke klussen.

Om deze neiging tot uitstelgedrag te voorkomen, schreef Brian Tracy jaren geleden een time management boek: ‘Eat that Frog: 21 Great Ways to Stop procrastinating and Get More Done.” Een boek dat uitgroeide tot een ware time management klassieker.

Het advies?

Plan, stel prioriteiten en werk uitsluitend aan zaken die daadwerkelijk belangrijk zijn.

Een belangrijk inzicht waar Tracy een iets beeldender verhaal van maakte. Hij vergeleek het met het eten van kikkers. Heb je dát op je takenlijst staan, dan is het niet vreemd wanneer je dit telkens maar uitstelt. Wie staat er immers op te springen om een levende kikker op te schrokken?

Toch raadt Tracy het aan:

“Die kikker is jouw grootste, meest belangrijke taak — een die je waarschijnlijk uitstelt wanneer je er niet actief aan zou werken. Het is ook tevens de taak die de grootste impact op je leven of resultaten heeft.”

Wil je uiteindelijk dus productief zijn en je doelen behalen, dan zul je door de zure appel – uh, kikker – moeten heen bijten. In een drietal stappen lukt dat:

Meer gedaan krijgen in minder tijd: eet een kikker in 3 stappen

1. Kies je kikkers

Voordat je begint zul je moeten weten met welke ‘kikkers’ je te maken hebt. Met andere woorden: welke taken en projecten wil je gaan uitvoeren? Pas wanneer je dat weet kun je aan de slag.

Pak daarom een groot vel papier (of open een document) en schrijf alle taken op die op dit moment nog in je hoofd zitten. Klein of groot, alles wat jij moet ondernemen zet je op papier.

Zodra je dat hebt gedaan, zul je waarschijnlijk een lange lijst aan taken hebben. Dat kan overweldigend voelen, maar vrees niet: je gaat hier flink in snijden.

2. Scheid kikkers van kikkervisjes

In deze stap kijk je kritisch naar de lijst die voor je ligt. Niet iedere taak of klus die hier op staat is jouw tijd en energie waard. Maak daarom onderscheid tussen kikkers (belangrijke taken) en kikkervisjes (zaken die er niet toe doen).

Bij iedere taak vraag je jezelf af hoe belangrijk deze is en welke impact het op jouw productiviteit heeft — zowel op de lange- als korte termijn. Je doet dit door iedere taak een letter toe te wijzen.

  • A’-taken zijn taken die moeten Ze leveren het grootste resultaat op en brengen je in moeilijkheden wanneer deze niet worden uitgevoerd. Dit zijn de dikste en lelijkste kikkers. Daarvan kunnen er maximaal 3 bestaan.

 

  • ‘B’-taken zijn klusjes die je moet doen, maar dat hoeft niet perse vandaag. Dit kikkervisje niet uitvoeren betekent niet het eind van de wereld, maar ze moeten uiteindelijk wel gebeuren.

 

  • ‘C’-taken zijn taken waarvan het fijn is als ze zouden gebeuren, maar die op dit moment niet de hoogste prioriteit hebben. Deze kikkervisjes voer je pas uit wanneer je ‘A’- en ‘B’-taken hebt uitgevoerd.

 

  • ‘D’-taken zijn klussen die je delegeert aan een ander zodat jij meer tijd overhoudt om aan ‘A’- en ‘B’-items te werken.

 

  • ‘E’-items zijn taken die eigenlijk geen waarde toebrengen aan je werkdag. Vaak zijn het eerder kikkervisjes die kostbare tijd opslokken. Deze elimineer je dan ook.

Iedere taak op je lijst geef je dus een van de bovenstaande letter. Vermijd de neiging om iedere taak als een dikke kikker te bestempelen (een ‘A’-taak), je hebt immers maar 24 uur in een dag en niet alles is even belangrijk als dat je denkt. Wees daarom realistisch.

Merk je dat je het lastig vindt om prioriteiten te stellen? Bijvoorbeeld omdat alles even belangrijk voelt? Volg dan eens een cursus Time Management. Daar leer je onderscheid maken tussen belangrijke taken en leer je tal van praktische time management tips. Zo voorkom je uitstelgedrag én werk je ook nog eens een stuk efficiënter.

3. Eet de dikste en lelijkste kikker eerst

Volgens Tracey is dit de belangrijkste stap: je onderneemt actie en slikt die kikker.

Pak daarom je lijst erbij en bepaal de dikste en lelijkste kikker. Dit is de taak waar jij je als eerst mee bezighoudt. Bepaal hoeveel tijd deze kikker vraagt en maak hier tijd voor vrij in je agenda. Het liefst ‘s ochtends.

Zoals Mark Twain het zo mooi zei:

“Wanneer je je dag begint met het eten van een levende kikker, kun je met een voldaan gevoel de dag doorkomen, wetende dat dat waarschijnlijk het ergste is dat jou die dag zal overkomen.”

Pas wanneer je klaar bent met die taak, ga je door naar de volgende kikker. Totdat je ze allemaal hebt ‘opgegeten’. Dan pas begin je aan de kikkervisjes (die ‘B’- en ‘C’-taken).

Kortom:

Uitstelgedrag voorkomen? Denk in kikkers en kikkervisjes. Of zoals Tracey het zelf zegt:

“Stel duidelijke prioriteiten, begin direct met je meest belangrijke taak en werk vervolgens onophoudelijk totdat het werk helemaal af is. Dat is de sleutel tot uitstekende prestaties en optimale persoonlijke productiviteit. Eat that frog!”

Een smerige start van je ochtend, maar wel een productieve. Bon appetit.

 

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn